Onboarding ou Comment accueillir vos nouveaux collaborateurs ?

par | 30 Nov 2022 | Qualité de vie au travail, Ressources Humaines, Risques psychosociaux (RPS)

Après la phase de recrutement, l’onboarding ou l’accueil des nouvelles recrues est un processus clé en Ressources Humaines.

Selon une étude menée par le cabinet RH Robert Half, un salarié sur 2 se dit prêt à quitter un emploi au cours du premier mois de travail. De nombreuses raisons comme un mauvais accueil, un mauvais management, une mission discordante avec les attentes professionnelles ou encore une inadéquation avec les valeurs de l’entreprise sont en cause de cette insatisfaction.

Pour embaucher et retenir les meilleurs candidats, il est donc primordial pour les entreprises de pérenniser l’expérience du recrutement jusqu’au processus d’intégration.

Mais dans le quotidien d’une entreprise, comment se passe l’intégration des nouveaux collaborateurs ?

Le processus d’onboarding RH, c’est quoi ?

Pour de nombreux employeurs, l’onboarding est une notion encore un peu floue, conceptuelle et il n’en n’existe pas de définition réelle et précise.

Comme beaucoup de néologisme créé par le monde du management, l’onboarding marque le début de l’expérience salarié. En ressources humaines, l’onboarding ou de par sa traduction en français  « embarquement » qualifie communément le parcours d’intégration d’un nouveau collaborateur.

Bien que le premier jour d’intégration soit déterminant, l’onboarding est une séquence d’actions qui permet à la nouvelle recrue de se sociabiliser et de se familiariser avec le poste, l’équipe, le manager et tout le système de l’entreprise.

En des termes plus techniques, l’onboarding RH est souvent associé à l’ensemble des pratiques et actions mises en œuvre afin d’améliorer l’accueil et l’intégration des nouveaux arrivants.

C’est un processus qui permet de faire le pont entre les nouveaux arrivants, la culture et le système de l’entreprise.

L’ intégration des collaborateurs, est-ce vraiment important ?

Oui, en tant qu’employeur vous avez tout intérêt à réserver un accueil réussi à vos nouveaux employés !

Parce que le processus d’onboarding ce n’est pas seulement un déjeuner ou une journée d’intégration, ou la formation à un poste, un premier contact pensé et structuré représente de nombreux avantages pour fidéliser les employés.

En réalisant un onboarding, l’entreprise va :

  1. Rassurer les collaborateurs dès l’embauche et anticiper leurs besoins
  2. Améliorer et promouvoir sa marque employeur
  3. Contribuer à l’engagement des nouveaux collaborateurs
  4. Fidéliser les talents
  5. Optimiser la productivité et la performance

Outre le côté pratico-social, un onboarding raté ou inexistant exposerait a des conséquences financières comme le remplacement d’un salarié sortant qui couterait en moyenne entre 30 et 40 % de salaire annuel du poste visé. 

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La checklist d’un onboarding réussi 

Le but du processus d’intégration d’un nouveau collaborateur est de mettre en place des actions qui favorisent son sentiment d’appartenance à une entreprise, une équipe, une famille. Cette démarche pose les repères du coté du recruté mais aussi du recruteur.

Du coté du salarié, cela lui permet d’avoir des repères comme les valeurs, la vision et les objectifs de l’entreprise, les compétences requises pour le poste, les signaux relationnels au sein de l’équipe, etc.

Du point de vue de l’employeur, cette démarche montre si le recruté répond aux attentes et besoins du poste (et vice versa), s’il partage la culture d’entreprise et si il pourra s’inscrire de façon durable dans l’organisation. 

Voici quelques étapes générales sur comment construire son processus de onboarding :

1. Mettre en place un préboarding

Pour que le processus d’onboarding soit efficace, celui-ci doit commencer avant le premier jour de travail du recruté. Cette étape permet d’anticiper l’arrivée de la nouvelle recrue en collaboration avec l’équipe de management.

Le préboarding permet de :

  • Réfléchir aux besoins logistiques du nouveau salarié qui vont lui permettre d’être rapidement autonome dans l’entreprise (attribution d’un bureau, ordinateur, ligne téléphonique…)
  • Organiser la partie administrative avec la rédaction du contrat, la création du profils sur les différents logiciels, la mutuelle d’entreprise…
  • Préparer un « Welcome Pack » ou en Français Kit de Bienvenue, qui peut contenir le livret d’accueil, le matériel et accessoires de bureau ou encore des goodies…

Donner l’accès aux plateformes de e-learning, module de formation, information et webinaires  de l’entreprise pour le familiariser avec les méthodes et pratiques en vigueur.

2. Préparer le premier jour

Le premier jour de travail du nouveau collaborateur est l’étape cruciale du processus d’intégration. Arriver dans un nouvel environnement est souvent une source de stress et d’anxiété pour les nouveaux collaborateurs, et c’est dès le premier jour que la nouvelle recrue se fait une première impression sur l’entreprise.

Plus une entreprise se prépare à l’arrivée d’un nouvel employé en présentiel ou à distance, plus il se sentira à l’aise et plus l’intégration sera facile. Ne laissez pas votre recruté confus et délaissé pour son premier jour et mettez en place un planning pour les premiers jour par exemple.

Pour son premier jour, il est important de :

  • Organiser la visite des locaux en prenant le temps de présenter l’organisation générale et les pratiques de l’entreprise
  • Présenter l’équipe de façon formelle et informelle au travers d’un déjeuner par exemple 
  • Préparer un entretien avec son manager
  • Attribuer un mentor pour le guider dans la découverte de son environnement de travail
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3. Organiser son travail et faire un suivi régulier

Avec l’aide du mentor qui va aider le salarié dans son intégration sociale et professionnelle, il est également important d’articuler clairement son rôle et ses responsabilités au sein de l’entreprise, de se fixer des objectifs initiaux à atteindre dans les premières semaines ou les premiers mois de son intégration. Dans ce sens, il faudra veiller à fournir toutes les ressources essentielles, aussi bien matérielles que techniques, afin d’assurer l’atteinte de ces objectifs.

En plus du cadre professionnel à poser, il faut également établir un suivi régulier en programmant des entretiens avec le recruté. La communication est essentielle, surtout lorsqu’un nouvel employé rejoint une équipe avec un fonctionnement propre à elle. Ces entretiens peuvent être mis en place à des moments clés de l’intégration pour discuter de l’avancement dans la réalisation des objectifs, de ses difficultés, de ses relations avec les collègues et de son sentiment d’intégration etc. Il est essentiel de rappeler à l’employé que l’employeur demeure à son écoute et que selon ses besoins, les entretiens peuvent également être programmés à son initiative.

4. Conclure l’onboarding

Comme tout processus, il est important de penser à le conclure. Le rapport d’étonnement est un bon outil pour mettre fin à l’onboarding. Il permet d’avoir un retour sur le processus sur les éléments qui ont été perçus de façon positive ou négative. Ce rapport est à soumettre au salarié intégré mais il peut aussi être soumis aux personnes qui ont participé au processus d’onboarding. Par le biais de celui-ci, l’employeur pourra améliorer ou affiner le processus d’intégration.

Cette checklist non exhaustive vise à faciliter l’intégration des nouveaux collaborateurs. C’est une approche bienveillante qui permet de démontrer au recruté tout l’intérêt qu’on lui porte pour ce nouveau poste.

En conclusion…

Bien intégrer une nouvelle recrue est une étape essentielle dans le processus d’embauche, car elle permet d’avoir un collaborateur rapidement opérationnel et surtout qui souhaite rester dans l’entreprise sur le long terme. L’onboarding est une démarche plutôt longue composée de plusieurs étapes. Des outils et une checklist évitent de négliger des éléments cruciaux ou une étape essentielle à la mise en œuvre du processus d’intégration.

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